给隔壁同事发邮件打电话,这是“现代化沟通”?

来源：南方都市报 　2009-02-12

本地雇员不善于同事之间沟通,比如,给隔壁同事发长篇E-mail,或者给近在咫尺的团队成员打电话讨论很具体的事情,而不是说“我走过来跟你谈”。　漫画:邝飚

中国员工单位行为分析之8　本地雇员的职业作风和职业技能 　　本地雇员群体的基本职业作风是慢,凡事得催着,出来的结果还不一定对；拖,万事不着急,不到最后时限不着手,开会多半要无理由地迟到,不在乎别人等；一忙就乱,做事没有清晰的程序,缺少条理,或者不问清楚就干,结果常出错,错了要改,就更加忙乱；自行其是,各干各的,不关心自己在做的事与其他人的工作有什么联系,同事或团队之间缺少互动；不较真儿,粗放式作风,大体合适,细节上漏洞百出,在关键细节上也常常失误；沉闷,缺少沟通和活力,缺少工作激情,很少有享受工作的快乐表情。 　　这种职业作风构成了一种工作状态,就是被动,这便又回到了被动性的话题,对此我们已经作了许多讨论。克服被动性需要在自知的基础上从一点一滴做起,从日常工作的具体活动做起。 　　我们的日常工作包括一些基本活动,比如沟通、合作、开会、协商、游说等。这些活动的质量取决于我们职业能力的高低,而职业能力的建设取决于我们的职业态度——显然,被动的态度无助于职业能力的建设。 　　我们将分别谈谈本地雇员在沟通、合作、协商、寻求帮助和支持、游说、项目管理这几个方面的职业作风与职业技能的欠缺,今天我们先来看看沟通能力。 　　面对面交流的有效性 　　沟通是最基本的工作内容,涉及信息分享、协调行动、进展报告和工作备忘。本地雇员群体不善于沟通,原因主要有两个:一个是沟通能力不够,另一个是沟通意愿不强。 　　除了表达能力不够好(做了十分的工作常常只能讲出七八分,余下的只能留给自己回味)之外,本地雇员还不善于灵活使用不同的沟通方法,分不清在什么情况下用E-mail最好,在什么情况下E-mail根本不起作用；什么时候应该打电话,什么时候应该面对面,什么时候应该开会；什么时候应该小组讨论,什么时候应该开全体会,什么时候举行正式会议,什么时候适合进行非正式交谈。 　　我在每一家工作过的公司都会收到大量隔壁同事的E-mail,问一个一句话的问题或讨论一个需要写上一大篇E-mail的情况,而如果他走过来问我或与我讨论的话,沟通结果会更好:我可能不清楚他问题的来由,通过E-mail讨论耗时费力,还不一定能说得很清楚。我的做法是走过去,与他当面交谈。 　　我也多次接到咫尺之外的团队成员在办公室里打来电话,讨论很具体的事。我多半会说:“我过来跟你谈。”我总是鼓励团队里的同事面对面交流,因为这不仅有利于工作的有效性,也有利于团队成员间的合作与交流,有利于团队建设。 　　只有一种情况例外,就是当有同事反复证明自己是不诚实、不讲信用、说话不算数、说了也不认账的时候,你与他沟通的最有效方式是书面沟通,如E-mail,以便留下记录。就纠正对方的不当行为来说,这是很有效的方式,但这同时也是可哀的,因为没有了互信。 　　有的同事非常勤奋,工作积极主动,并以积极的态度与相关各方沟通,但沟通效果并不好,因为他们写的E-mail太多、太具体,抄送所有相关的人,而不对信息进行整理、提炼、分类,不对相关的人依照相关性大小进行分组,导致大家的信息疲惫。这样的忙碌是有些浪费的。 不善沟通的民族性 　　沟通要求我们对信息选择、整理、提炼,对分享对象选择和分组,确定哪些人需要和应该了解哪些信息。换句话说,有效沟通需要我们动些脑筋才能实现。在沟通方式的选择上也是如此,我们需要研究公司或部门内部的运作方式和工作程序,了解相关同事的工作风格和主张,同时还需了解足够的沟通常识。 　　与沟通能力相比,本地雇员的沟通意愿显得更弱些,这其中有习惯的因素——我们是一个不善于沟通的民族,单位里也只有通报、传达、汇报,没有沟通；也有其它因素,比如前面提到的“官本位”价值观、非建设性竞争方式(信息就是力量),另外还有沟通意识,即是否认为某事让某人知情是重要的和必须的——这关系到悟性。 　　沟通不畅对我们工作的有效性产生很大影响,大大增加了工作成本。无论是改了主意或情况起了变化不及时通知大家,让大家在错误的方向上瞎忙一气,还是故意不分享他人必须了解的信息,导致同事工作被动和问题拖延解决,都会妨碍工作的进展和成效,对人对己都产生不良影响。事实上,信息不可能被长时间阻隔,因为总有人坚持职业的工作方式,一旦发现有谁应该知情却不知道,就会立即把信息传递过去。 　　作者:栗陆莎(壳牌中国集团沟通事务经理兼新闻发言人,邮箱:lusha.li@gmail.com) 　　整理:本报记者　王海艳 　　本版编辑邮箱: 　　lvzhuo6666@hotmail.com 　　预告:明日本版将刊登《走出单位——中国员工单位行为分析》系列之九,谈本地雇员的职业作风和职业技能——合作、协商、寻求帮助和支持、游说、项目管理。 　　我们的博客:ndgssh.blog.163.com 　　登录可查阅本版前期所有文章,欢迎给我们留言。