谈公共关系与后勤管理工作

（郭汉强） 

摘  要：随着后勤社会化的不断深入，后勤工作面临很多机遇和挑战，需要强大的内部凝聚力和相对宽松的外部环境，因此各种公共关系的建立和信息的掌握与传输会逐渐成为本部门立足与发展的关键，所以，要把建立和发展各种公共关系作为管理中的一项重要内容来抓。本文主要对公共关系在后勤服务工作中的重要作用、特点、内容与形式以及工作方法等方面进行一些探讨。

关键词：公共关系；后勤工作；职能；技巧

     后勤社会化后，既不同于竞争性工商企业，也不同于其他组织，既与政府、学校等各组织相联系，又与竞争性工商企业相联系，既服务于学校内部，又要考虑面向社会，基本上是处在一个比较复杂的社会环境中，逐渐转向企业化管理的。要在这样的形势下立足、发展，就需要先进的管理理念和管理手段。随着社会经济和科学技术的不断发展，信息已经成为多数企业的首要资源，是正确决策的依据，可以说，信息就是财富。在自身资源和竞争对手所拥有的资源中，谁的有效信息更广泛、快捷，谁就更具有竞争力和优越性。谁的公共关系广泛，谁的信息量就越大，竞争机会也越多。通过对有效信息量的评估，通常能够表明一个企业资源的总体状况，从而为制定和选择竞争战略提供一个坚实可靠的基础，而它的来源需要各种各样的关系和渠道。公共关系作为一门新兴学科，在改革开放的大潮中传入中国，早已经受到各界的广泛重视，在各行各业发挥着巨大作用。而后勤部门要走向社会化就更要把建立公共关系作为管理中的一项重要内容。为什么要这样说呢，因为建立良好的公共关系，对内可以使得后勤部门更好地发挥其服务育人、辅助教育事业的作用，对外则是组织经营管理的手段和职能，为社会化以后能更好地生存和发展创造良好的社会和舆论环境。著名经济学家于光远指出：“现代社会有经济分工，就有关系，就要研究怎样搞好关系，怎样有组织地搞好关系。”

一、 设置相应的机构，建立良好的公共关系模式，保障后勤服务公司与社会各界各种关系的良性循环。

     高校后勤开始社会化后，已经逐渐突破固有的计划经济模式向市场经济转化，在这个转化过程中，难免会遇到这样那样的问题，面对各种各样的社会关系。而能恰当地处理好这些问题并建立、维系好这些关系是保障后勤各项工作得以顺利进行的前提。这就要求我们设置相应的负责公共关系的职能部门，使其服从组织的总体目标，并有一套实现工作目标的措施和方法。公共关系机构的规模根据后勤部门自身的情况、实力以及公关对象可大可小，人员配置方面可聘请专职或兼职顾问和少量的接待人员，遇重大事情可临时扩充机构。机构相应的权限大体可分为三方面，即代表后勤服务公司与外界接触的权力，要求各职能部门和组织给予配合的权力和一定限度的资金使用权。

二、明确公共关系的重要性，运用各种有利的手段和方法来建立和维系各种公共关系。

     公共关系的职能部门一方面负责对内关系，如与学校内部领导、职工的关系，与校内各部门的协作关系、与内部外部服务对象的关系；另一方面要负责对外发生的工作上的联系，如与政府部门和各职能机构的关系，与采购各类物品供应商的合作关系，与兄弟学校，其他单位的朋友关系等。这些关系都是我们得时时面对的，要分清对象，在工作时针对不同的性质制定不同的处理方案。如后勤部门涉及到水电、房改等问题经常要与相关部门交涉，咨询，运用的是社会性公关和征询性公关；后勤为广大师生服务以及食堂与食品供应商、设备供应商等的合作属于服务性公关，与兄弟单位或同行就要用到交际性公关。

     而做好以上这些工作的前提是工作人员首先要认识到它的重要性，然后运用各种公关手段为本部门在广大师生甚至社会公众中树立良好的职业形象。体现良好的职工形象、素质水平、服务态度、道德精神面貌等。具体要做到以下几点。首先，要经常有目的、有计划地进行信息收集和资料整理，以便逐步形成一套成熟的行之有效工作方法；其次，要勤于对校内服务区域和潜在市场进行调查、然后再分步策划、有计划地进行各种公关活动，如用适当的宣传活动、联谊活动，等形式传播后勤的有关政策及新的服务项目等；再次，要熟练运用写作来进行各种公关活动，如策划书、报告、公文、新闻稿、宣传稿、柬贴等。因为一切工作的开展都离不开计划、总结、文字的记录和各种宣传，所以，写作和材料整理工作是必要的。

三，加强学习和培训，严格要求，不断提高工作人员各方面的素质

     公关部门要负责为公司的总体目标服务，收集和提供各种有用的信息，提出各项建设性建议和防御性意见，为公司创造良好的人事环境、信息交流环境和管理环境。并负责了解和处理各种信息，使公司各部门不断改善服务态度，完善服务项目。这些都是比较复杂和专业性很强的工作，所以要求工作人员必须具备良好的综合素质。它包括优秀的品质，丰富的知识，出色的逻辑思维能力，调查研究能力，组织策划能力，快速反映能力，语言传播能力等。因此，从事公共关系工作不但要熟悉本专业知识，还要对与本行业形成交叉的综合性知识有一定的了解，如涉及管理学、营销学、传播学、广告学、谈判学、现代化办公等诸多学科的知识。另外，还要学习和掌握公共关系的基本工具和技术手段，包括语言交流媒介、文字传播媒介、电子传播媒介等，从而具有一定的公共关系实际能力。才能运用这些方法和技术手段去协调现代社会组织与组织、组织与公众之间的各种关系，塑造组织和个人的良好形象，促进事业的成功。一个成功的公关人员必须具备极大的耐性、极高的警觉、极强的表述能力，并善于书写。所以。后勤部门要经常组织公关人员参加相应的培训和学习，不断提高他们各方面素质和能力，使之更好地适应不断发展变化的社会环境。

四、布置交往空间，营造良好的社交环境。      

     一切关系的建立和经营都离不开一个良好的环境，即交往空间，包括自然环境、办公环境和接待环境等，这些都是给人的第一印象，所以要做到整洁、明亮、安静、设施配置合理，装修风格简洁大方，能给人以舒适的感觉。在体现简洁的同时巧妙地用窗帘、植物、壁画、工艺品等来增加温馨、亲切的情调。同时也体现本公司的大家庭氛围和追求向上、追求美的品位。

     幽雅舒适的办公环境是不但是对客人的一种尊重，也是对团队本身的一种精神鼓舞。另外，公关和接待人员本身也要算做环境的一个组成部分，即人文环境。如接待人员仪表服饰要适中，做到服装款式端庄、颜色协调，饰品简洁，装扮淡雅，举止行为大方得体。无论是接听电话、书信往来、接送客人、谈判、介绍情况还是闲谈，态度上要做到热情主动、温暖周到；内容上要做到专业性强、实事求是；另外还要讲究语气和谐，表达适宜。使客人高兴而来，满意而归，这样才能得到社会各界及时的热情指导和真诚帮助，使后勤部门在转型之后能有更广泛的社会空间来发展自己。

五、本着真诚待人的宗旨，采用有效策略，在实践中掌握公关技巧。

     在建立和发展公共关系时，由于所处的环境、社会背景和个人经历的不同，往往会遇到很多这样那样的问题，这就需要采用一些有效的交往策略，使气氛融洽，交往顺畅，工作得以顺利进行。如寻找共同话题，即尽量寻求双方的共同点，这是突破交往障碍的一个比较直接快速的办法。参加交往对象感兴趣的活动也是一种有效的沟通手段，可以让双方在共同的兴趣和爱好中产生心理互动，从而增进了解，加深友谊，在轻松快乐的气氛中完成工作。还有就是在交往过程中，如有能力做到应尽量满足交往对象的要求，懂得让利原则，给人以亲切、放心的感觉，取得相互之间的信任，以便在工作中更好地合作。另外值得一提的是，在交往中要切记“己所不欲，勿施于人”的原则。类似的交往策略还很多，在实践中可以慢慢去体会，但所有这一切都围绕一个要点，就是要以真诚待人，这是最基本的社交良方。    

     总之，公共关系是后勤部门在迈向社会化的进程中以及全面社会化以后都应该重视的，对公司的生存和发展至关重要，同时也是对社会、大众及各组织、部门有益的一种学问。因为它几乎影响到机构发展的每一个环节，影响到每一个需要与其他人打交道的人和组织。所以它不仅是一门科学，更是一门实践性的艺术。美国公共关系权威，贝逊企业管理学院公共关系学系主任康菲尔认为“公共关系是一种管理哲学，在所有决策和行动上，都以公众利益为前提，此项原则应定于政策中，向社会大众阐扬，以获得谅解与信任。”